Post it personalizzati per tenere sempre traccia delle attività lavorative
Per lavorare meglio ed essere più produttivi, bisogna saper organizzare le priorità. Come? Bastano metodo e qualche pacchetto di post it personalizzati.
La soluzione non è essere multitasking
Ancora oggi è forte la credenza che “multitasking” sia sinonimo di efficienza e produttività. Questo è vero solo in parte. In realtà fare più cose contemporaneamente, iniziare un’attività, mentre ancora non si è conclusa quella precedente, genera stress, confusione, diminuisce la capacità di attenzione e provoca un’inevitabile dispersione di energia e di tempo. Insomma si ottiene un risultato diametralmente opposto a quello sperato. La regola del “Less is more”, “fare meno, ma fare meglio”, può essere applicata efficacemente anche nell’organizzazione del lavoro personale, stando attenti a non confondere il “fare meno” con una semplice diminuzione dei propri compiti. “Fare meno” significa saper organizzare le priorità, significa sapere selezionare e prendere decisioni, significa saper concentrare l’attenzione completamente e senza dispersioni su ciò che è importante. Non sempre però organizzare le attività e ordinarle in base alle priorità è un’operazione facile. Occorre metodo. Un suggerimento utile arriva dal Giappone ed è una versione semplificata del “Kanban”, celebre metodo sviluppato agli esordi della produzione della Toyota per snellire i processi ed evitare gli sprechi.
La struttura è semplicissima e per utilizzarlo ogni giorno a lavoro non ti serve altro che una superficie piana, un muro o una lavagna, e qualche pacchetto di post it personalizzati.
Il Kanban personale o “metodo dei post it”
Il Kanban Personale si basa sulla visualizzazione, il primo passo è organizzare visivamente i task da svolgere in tre categorie:
1. Da fare
2. In corso
3. Fatte.
Dei tanti gadget da ufficio che arredano la tua stanza, ti basterà assicurarti una lavagna bianca, o una parte libera della parete, e qualche pacchetto di post it colorati che dovrai incolonnare nelle tre liste.
Quella che stai per costruire è molto più di una semplice to do list, il kanban ha delle regole precise, la prima e più importante è tenere il più libera possibile la colonna centrale, quella delle attività in corso. Utilizzare bene questo metodo significa imparare a gestire un flusso, organizzare le priorità, evitare il sovraffollamento.
Il kanban in 4 step
La colonna delle attività che stai svolgendo (“In corso”) deve essere cortissima, l’obiettivo è fare in modo che contenga un solo un post it alla volta.
1. Crea sulla lavagna 3 colonne: attività Da fare, In corso, Fatte.
2. Fai un elenco completo delle attività da svolgere e poi ricopia ogni attività su un post it. Attività più piccole possono essere aggregate con altre, attività più impegnative possono essere suddivise internamente.
3. Stabilisci un limite alle attività in corso (per iniziare meglio 1, massimo 2 attività insieme).
4. Pianifica il lavoro ed affrontalo sapendo che l’obiettivo è spostare i post-it dalla colonna del “Da fare” verso destra in quella del “Fatte”, lasciando il più libera possibile la colonna centrale.
Un’iniziativa promozionale e originale per un’agenzia o un’azienda, potrebbe essere quella di personalizzare i post it, con logo e nome della società, per contribuire, proprio attraverso una migliore organizzazione del lavoro dei propri dipendenti, a diffondere il brand e la cultura aziendale.